Walk In: Gäste Registrierung mit aleno

Über das persönliche aleno System kann eine Walk In-Registrierung detailliert konfiguriert werden. Dies sind die Schritte dazu:

Widget-Vorschau / Integration

Unter 'Widget-Vorschau / Integration' findest du neu die Rubrik Link / QR Code Generator (Bild 1).
Dort stellt dir aleno bereits einen QR-Code deines regulären Reservierungswidgets zur Verfügung. 

Bild 1

Damit eine Registrierung für Walk-In Gäste eingerichtet werden kann, ist eine Linkerweiterung nötig. Durch einen Klick auf die Checkbox 'Walk-In' wird dem Link folgender Zusatz angehängt: &walkIn=true.  Der WalkIn-Befehl orientiert sich an den Schichten, welche zum Zeitpunkt der Erfassung aktiv sind. Diese Schichten können für online Reservierungen gesperrt werden, der WalkIn-Befehl orientiert sich lediglich an den grundsätzlich hinterlegten Sitzplätzen der jeweiligen Schicht.

Wird nun der QR-Code gescannt, erscheint sogleich das individuelle Widget des Restaurants.
Dem Gast werden Datum und Uhrzeit (Bild 2: rot markiert) des Scans angezeigt, lediglich die Personenanzahl kann angepasst werden. Als nächster Schritt erscheint die Datenerfassungsseite, wie sie im Widget als letzter Schritt angezeigt wird (Bild 3). Durch eine Erweiterung kann der Gast direkt auf diese Seite verlinkt werden.

Bild 2

Bild 3

Die Erweiterung 'Erste Seite überspringen' erlaubt es, die erste Widget-Seite zu überspringen und dem Gast direkt die Zeitauswahl der aktiven Schichten oder direkt die Dateneingabe (bei aktiver WalkIn Checkbox) anzuzeigen.
Weitere Konfigurationsmöglichkeiten (Bild 4) sind die Tischnummern, das Datum, die Gästeanzahl sowie eine spezifische Schichtzuteilung:

Bild 4

Erste Seite überspringen: Bei aktiver WalkIn Checkbox wird der Gast beim Scannen des Codes direkt zur Datenerfassung geleitet – ohne, dass noch die Gästeanzahl eingestellt werden kann.
Wird diese Checkbox ohne WalkIn aktiviert, wird der Gast direkt auf die aktiven Schichtzeiten weitergeleitet.
Tische: Trage eine Tischnummer gemäß Deinem Tischplan auf seatIn ein und gestalte somit einen QR-Code für einen bestimmten Tisch.
Voreingestelltes Datum: Leg ein bestimmtes Datum fest, welches bei der Registrierung auf dem Widget angezeigt werden soll. Diese Option steht nur bei nicht aktiver Walk-In Funktion zur Verfügung. 
Voreingestellte Gästeanzahl: Setze eine bestimmte Gästeanzahl fest, welche bei der Registrierung auf dem Widget angezeigt werden soll. Diese Auswahl kann vom Gast geändert werden.
Schichten: Mit diesem Parameter kannst du eine oder mehrere spezifische Schichten im Widget anzeigen und online-Reservationen nur für diese Schicht(en) zulassen. Du kannst z.B. eine Walk In Schicht kreieren und so alle Walk In Gästedaten in einer Schicht sammeln.

Gästedaten / COVID-19

Unter den Einstellungen in der Rubrik Covid-19 (Bild 5) kannst du die Erfassung mehrerer oder aller Gäste via Widget aktivieren. 

Bild 5

Die Widget-Einstellungen unterhalb dieser Option erlauben eine spezifische Konfigurierung der erforderlichen Daten weiterer Gäste. Du kannst dort einrichten, welche Adressangaben gewünscht bzw. erforderlich sind bei weiteren Gästen.

Dieselbe Konfigurierung kann für den Initialgast getätigt werden via Einstellungen -> Widget -> Anpassungen:

Bild 6

Verifizierung und Widget-Meldung 

Nach erfolgter Registrierung via Widget bzw. QR-Code wird dem Gast eine Verifizierungs-E-Mail geschickt. Die automatisierte E-Mail (Bild 7) bzw. die sich darauf befindenden Verlinkungen erlauben es dir zu überprüfen, ob der Gast eine korrekte E-Mailadresse hinterlegt hat. Eine Verifizierungs-SMS ist ebenfalls möglich, ein Versand kostet 15 Rappen/SMS. Bitte kontaktiere uns diesbezüglich.

Die E-Mail Vorlage dazu befindet sich in der Sparte 'Provisorisch E-Mail'. Diese E-Mail Vorlage wird durch if-Anweisungen in zwei unterschiedliche E-Mails gegliedert; eines für die Kategorie „Walk-In“, das andere wäre die reguläre provisorische E-Mail Vorlage.

[ACHTUNG: Falls du das provisorische E-Mail bereits nach deinen Bedürfnissen angepasst hast, kopiere diese Version erst auf ein anderes Programm (z.B. TextEditor), setze die komplette Vorlage zurück und füge die angepasste ‚Provisorisch‘ Version wieder an der entsprechenden Stelle ein.]

Bild 7

In der Vorlage für die WalkIn-Verifikation müssen nun noch bestimmte Textzeilen mit Platzhaltern verlinkt werden damit sich der Gast bzw. weitere Gäste via diesem Link verifizieren kann/können. Folge dabei der Anweisung in Klammern oder schaue dir das folgende Video an.

Du findest in den Einstellungen unter ‚Widget‘ -> ‚Meldungen‘ einen leeren Textbalken, welchen du mit Bildern, Links zu deiner Menüauswahl oder weiterem Text erweitern kannst (Bild 8).

Bild 8

Falls in den Schichteinstellungen unter 'Erweiterte Kapazitätseinstellungen' eine Verweildauer für WalkIns (Bild 8.1) hinterlegt ist, wird dem WalkIn-Gast die Endzeit in Referenz zu der entsprechenden Verweildauer angezeigt. Ansonsten zeigt die Endzeit den Zeitpunkt Ende der Schicht an.

Bild 8.1

Der Gast ist nun im booqIn / seatIn hinterlegt als 'Walk In', der Status bereits in orange resp. "Eingetroffen". Die in gelb eingekreiste Zahl (Bild 9.1) bedeutet, dass sich eine weitere Person bereits verifiziert hat, welche aus einem anderen Haushalt stammt. Eine rot eingekreiste Zahl (Bild 9.2) bedeutet, dass sich alle Personen dieser Reservierung ihre Daten angeben müssen via E-Mail Link. Ein grünes Häkchen (Bild 9.3) zeigt an, dass der initiale Gast sich erfolgreich verifiziert hat.

Bild 9.1

Bild 9.2

Bild 9.3

Bild 9.4

Du kannst nach Verifizierung der Gäste über den Link im E-Mail den Gäste-Status auf "Am Platz" anpassen. Der Check-Out erfolgt wie bisher über das Restaurant selbst indem der Status auf "Abgereist" gesetzt wird oder via Ende der Verweildauer.

Die Übersicht über die weiteren Walk-In Gäste der Reservierung findest du im Reservierungsprofil unter “Mehr anzeigen”.  In deinem reportIn kannst du ebenfalls alle Walk-In Gäste anzeigen lassen, stelle für die separierte Ansicht beim DropDown 'Kategorie' auf 'Walk-In' (Bild 10). Die weiteren Walk-In Gäste werden in den internen Nachrichten aufgelistet.

Bild 10

Die Eliminierung der WalkIn-Gästedaten kann in den Einstellungen unter "Gästedaten" konfiguriert werden.

Bild 11.1

Bild 11.2

Bitte weiteren Fragen darfst du dich gerne bei uns melden:

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