Restaurants optimal auslasten

Zur Einführung in die Thematik, empfehlen wir dir unseren Blog Artikel Restaurants optimal auslasten ohne auszurasten. In diesem Artikel hier zeigen wir dir, wie du mit aleno dein Restaurant optimal auslasten und deinen Umsatz steigern kannst.

Sofern das neue Layout mit der Auslastungsanzeige noch nicht aktiviert ist, kannst du es unter Einstellungen → Anpassungen → Features → Neues Layout aktivieren. Ab dem 7. Mai 2018 wird das neue Layout standardmässig für alle Kunden aktiviert. Bitte bereite deine Mitarbeiter darauf vor.

Die Auslastungsanzeige pro Schicht zeigt dir auf einen Blick, wie hoch die Auslastung ist und wie viele Gäste in der Schicht im Restaurant sein werden. Im Screenshot findest du die Auslastungsanzeige neben dem Schichtnamen. In der Auslastungsanzeige gibt es drei Zahlen.

Die erste Zahl - im Bsp. 94 -  zeigt dir die Anzahl Gäste in der Schicht, die zweite Zahl - hier: 66 - die maximale Anzahl Plätze, die zu keinem Zeitpunkt überschritten werden darf, und die dritte Zahl - hier: 142 % - die Auslastung in Prozent. In diesem Beispiel wird mit DoubleSeating gearbeitet, daher ist die Anzahl der Gäste über die ganze Schicht höher als die Anzahl Sitzplätze und die Auslastung liegt über 100 %. Wenn du jeden Tisch am Abend zweimal vergeben möchtest, dann ist das Restaurant erst bei einer Auslastung von 200% ausgebucht. Im Beispiel sieht man also auf einen Blick, wie viele Gäste erwartet werden und dass noch Plätze frei sind.

Die Auslastungsanzeige pro Zeiteinheit zeigt im ersten Kästchen an, wie viele Personen eintreffen, und wie viele Personen du maximal zu diesem Zeitpunkt empfangen möchtest. Im zweiten Kästchen siehst du, wie viele Personen zu diesem Zeitpunkt insgesamt im Restaurant sind.

Im zweiten Screenshot kannst du zum Beispiel sehen, dass von 19:00 bis 20:15 Uhr keine Gäste empfangen werden sollen, die zweite Zahl lautet 0. Die Gäste können online entsprechend nur davor oder danach reservieren. Mit dieser Einstellungen kannst du jeden Tisch zweimal am Abend vergeben. Selbstverständlich kannst du bei jeder Zeit immer manuell hinzufügen bzw. überbuchen, z.B. wenn Stammkunden anrufen und zu einem anderen Zeitpunkt reservieren möchten. Im Beispiel sehen wir bei 20:15 Uhr im ersten Kästchen der Auslastungsanzeige die Zahlen 5 / 0. Hier wurde manuell für 5 Gäste reserviert, online werden für diese Zeit jedoch keine Reservierungen entgegengenommen.

Neben der Zahl zeigt dir auch die Farbe die Auslastung an. Die Anzeigen sind rot, wenn du für diese Zeit keine Gäste (mehr) empfangen willst bzw. die max. Anzahl (neuer) Gäste erreicht ist. Das erste Kästchen um 20:15 ist rot, weil hier bereits das Maximun an neu ankommenden Gästen überschritten sit. Das zweite Kästchen um 20:15 ist hingegen grün hinterlegt. Zu diesem Zeitpunkt sind also weniger Gäste als Sitzplätze im Restaurant.

Die Dots zeigen dir bei Reservierungsanfragen oder WalkIns auf einen Blick, zu welchen Zeiten du die gewünschte Anzahl Plätze noch zur Verfügung stellen kannst. Wenn z.B. ein Gast für 4 Personen und für die Dauer von 3 Stunden reservieren möchte, dann siehst du am grünen Punkt, zu welchen Zeiten du die Gäste empfangen kannst, und am roten Punkt, wann dies nicht möglich ist. Bei der Reservierungsanfrage kannst du selbstverständlich auch die Verweildauer anpassen, um zu sehen, ob du dem Gast ggf. auch andere Zeiten mit etwas kürzerer Verweildauer anbieten kannst. Mit den farbigen Dots behältst du immer den Überblick und kannst bei der Reservierung schnell Auskunft geben und freie Plätze finden.

Und wenn mal alle Plätze vergeben sind, dann kannst du über die neue Vorschlagsfunktion die nächsten Zeiten anzeigen lassen, zu denen es wieder genug freie Plätze gibt. Du brauchst dazu bei der Reservierungsannahme nur auf Vorschläge (bzw. Suggest) klicken (siehe Screenshot unten). Die  Vorschlagsfunktion hilft dir Reservierungsanfragen noch schneller zu bearbeiten. Bei fehlenden Plätzen musst du den Gast nicht gleich abweisen, sondern kannst ihm schnell alternative Termine anbieten und so für einen anderen Tag gewinnen.

Du kannst auch spontan die Schicht oder die Zeiteinheiten für online-Reservierungen sperren oder entsperren. Im Screenshot zeigt dir das Vorhängeschloss an, ob die Zeiteinheit für online-Reservierungen freigegeben ist (schwarzes, geöffnetes Schloss) oder gesperrt (rotes geschlossenes Schloss). Um eine Zeiteinheit für diesen Tag zu sperren / entsperren, musst du nur auf das Schloss klicken. Diese Funktion erlaubt dir z.B. bei grosser Nachfrage schnell Zeiteinheiten zu sperren, um DoubleSeating zu fördern oder bei geringer Nachfrage Tische auch zur PrimeTime freizugeben. Zudem kannst du so flexibel auf Events oder grössere Gruppen mit längerer Verweildauer reagieren.

Mit der variablen Kapazitätssteuerung, der Verweildauerbegrenzung, der neuen intuitiven Auslastungsanzeige sowie der Sperrfunktion kannst du deine Tische mehrfach belegen, dabei flexibel auf die Wünsche deiner Gäste eingehen, ohne je den Überblick zu verlieren. So einfach war die optimale Auslastung deines Restaurant noch nie!